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Control Fiscal 

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Estructura del Informe de Auditoría

Publicado el 08/02/2017 por: 
Andrés Eloy Mill De Pool
Abogado/Contador Público
Ex Contralor Municipal

ESTRUCTURA DEL INFORME DE AUDITORIA

 República Bolivariana de Venezuela
Contraloría General de la República
Dirección General de Control de Estados y Municipios

Oficio Circular Nº 07-02-5

Fecha: 25 de agosto de 2008

 Ciudadanos
CONTRALORES Y CONTRALORAS MUNICIPALES
DE LA REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
       
      Tengo el agrado dirigirme a usted, como alcance a nuestro oficio circular No. 07-02-4 de fecha 19-06-2008, relacionado con los “Criterios para  la Elaboración del Informe de Auditoría o de Actuación Fiscal, así como para el ejercicio de la Potestad Investigativa, prevista en el Capítulo I y del Título III de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal”, se anexa “ESTRUCTURA DEL INFORME”, en el que se indica la manera en la que deben presentarse los resultados de la actuación de control practicadas por los órganos de control fiscal competente.

  En tal sentido, nos referiremos al Capítulo III, Observaciones derivadas del Análisis, en el cual se transcribe un ejemplo de la forma en que deben ser redactados los hallazgos de auditoría, que deben contener los cuatro elementos fundamentales: Condición, Criterio, Causa y Efecto.  Es de advertir que en la redacción de los hallazgos de auditoría no debe efectuarse ningún tipo de calificación jurídica, toda vez, que dichas calificaciones corresponden al procedimiento administrativo para la determinación de responsabilidades.


Atentamente,

Adda Vivas
Directora de Control de Municipios

ANEXO Nº 1
ESTRUCTURA DEL INFORME DE AUDITORÍA

Informe: es el documento mediante el cual se refleja el resultado de la actuación de control practicada el cual debe estar estructurado de manera tal que permita al usuario tener una visión clara y comprensible sobre el área examinada. De seguida se transcribe la estructura de dicho informe, el cual debe contener cuatro capítulos que seguidamente se enuncian:

CAPÍTULO I

ASPECTOS PRELIMINARES:

Origen de la actuación

Es lo que origina la investigación, auditoría o cualquier otra actividad de control que es llevada a cabo (plan operativo anual, solicitud de investigación por parte de la Contraloría General de República u otro ente gubernamental, denuncia, entre otros). En este aparte, también se transcribe el número del oficio de designación del funcionario actuante.

Alcance

Tiene por finalidad guiar al lector sobre el trabajo realizado. Delimita las áreas, procesos o actividades a evaluar; el período al cual se circunscribirá la actuación de control y el tipo de análisis a realizar (selectivo o exhaustivo). Circunscribe el período evaluado durante la auditoría, señala si el examen practicado fue exhaustivo o por el contrario se evaluó una muestra representativa del universo de operaciones realizadas en este particular debe mencionarse el criterio de selección de la muestra; tiene por finalidad guiar al lector sobre el trabajo realizado.

Objetivo (s) general (es) y Específico (s)

General: Propósito o finalidad de la actuación; expresa lo que se espera determinar de manera general, se refiere al que queremos conseguir, es el norte de la actuación. Incluye todo el campo que se desea describir, analizar o evaluar, pero sin entrar en los detalles de los aspectos medibles que configuran cada componente del estudio planteado.

Específicos: Parten del objetivo y lo desagregan en términos más operativos, definen con mayor precisión el área problema formulada en el objetivo general e incluye específicamente en la variables y aspectos o indicadores sobre los cuales se necesita emitir opinión. Se debe evitar que su formulación pueda entenderse como actividad o acción.

En ambos casos deben expresarse comenzando con el verbo en infinitivo; ejemplo:
  • Determinar la legalidad y sinceridad de las operaciones realizadas por…
  • Comprobar que las operaciones asentadas se correspondan con la realidad.
  • Indagar acerca  de la veracidad de los hechos denunciados.

Enfoque

 Percepción o perspectiva que orientó al análisis, lo que se pretende evaluar. Una intervención puede o no tener diversos enfoques conceptuales, normativos, técnicos, financieros, presupuestarios, económicos o asignarle mayor peso a alguno de ellos.

Métodos Procedimientos y Técnicas

 En este punto se detallan los aspectos metodológicos, operativos y técnicas de investigación empleadas en el trabajo realizado, los cuales se refieren a: entrevistas, cuestionarios, encuestas, revisión documental (señalando de manera general los documentos examinados), levantamiento de Actas, pruebas aplicadas, control perceptivo, control posterior, así como los procedimientos de auditoría de general aceptación.

 Es importante destacar que todos los métodos de recolección y análisis de la información señalados, deben estar en concordancia con los objetivos generales y/o específicos seleccionados, es decir, si queremos verificar la sinceridad de las operaciones registradas por la unidad de contabilidad, debemos tener procedimientos como por ejemplo: revisión de los registros contables contra documentación soporte de los mismos.

CAPÍTULO II
Características Generales 

 Descripción breve del ente evaluado, identificación del mismo, señalando su misión y visión, tipo de organización, datos presupuestarios y financieros asignados para el período evaluado, naturaleza jurídica y base legal, además de aspectos específicos evaluados, descripción de programas y/o proyectos, operaciones o actividades evaluadas.

CAPÍTULO III
OBSERVACIONES DERIVADAS DEL ANÁLISIS:

 En este capítulo se describen de manera objetiva los hechos o situaciones detectadas en el transcurso de la auditoría o de cualquier otra actividad de control, siempre y cuando sean de carácter relevante; éstas observaciones denominadas hallazgos de auditoría, deben estar fundamentadas en evidencias, documentales que respalden el hecho detectado.

 Las mencionadas pruebas tienen que ser suficientes, pertinentes y convincentes, lo cual implica que de la sola revisión de las mismas, no haya lugar a dudas de la veracidad y demostrabilidad de los hechos señalados. Recuérdese que cuando se trate de situaciones que impliquen la responsabilidad del cualquier funcionario, la existencia de pruebas que soporten de manera adecuada las observaciones, son la base para la aplicación de las acciones fiscales correspondientes.

 Ahora bien, en cuanto a la conformación de los hallazgos de auditoría, éstos deben contener cuatro elementos fundamentales, los cuales se citan de seguida:

1.   Condición: Es la descripción objetiva e imparcial de situación observada, constituye la circunstancia encontrada por el auditor con respecto a una operación, actividad o transacción, “lo que es”.

2.  Criterio: Normativa de carácter legal, sublegal o reglamentaria, con la cual es comparable la condición es decir: “lo que debe ser”. En este punto, es necesario citar y transcribir el informe, la norma inobservada por la dependencia.

3.  Causa: Lo que origina la situación evidenciada, las razones que originaron las desviaciones o fallas observadas; el motivo por el que no se cumplió el criterio o norma; “es el porqué sucede”.

Corresponde al auditor determinar las circunstancias que originaron esas deficiencias. Su identificación resulta fundamental e indispensable para el desarrollo de una recomendación constructiva que erradique, disminuya o prevenga la recurrencia de la condición.

4.   Efecto: Resultado real o potencial, cualitativa o cuantitativa que se genera de la comparación entre la condición y el criterio que debió ser aplicado. Es la consecuencia de no aplicar el criterio,  lo que podría generar la situación observada.

 A los fines de su mejor comprensión, transcribiremos un ejemplo de la forma en que  deben ser redactados los hallazgos de auditoría:

·   Inadecuado sistema de archivo en relación con la guarda, custodia y oportuna localización de los documentos que soportan las transacciones y operaciones financieras, presupuestarias y administrativas correspondientes a la ejecución de los desarrollos habitacionales durante el ejercicio 2007. (1) (Condición).

·    Sobre el particular, el Capítulo II “Del control interno”, Artículo 23, literal a, de las Normas Generales de Control Interno prevé que:

“…Los documentos deben contener información completa y exacta, archivarse siguiendo un orden cronológico u otros sistemas de archivo que faciliten su oportuna localización y conservarse durante el tiempo estipulado legalmente…”. (2) (Criterio).

La situación antes expuesta obedeció a la carencia de lineamientos en cuanto a la localización y oportuna localización de los soportes que respaldan las distintas operaciones, así como a la ausencia de segregación de funciones correspondientes al sistema de archivo, toda vez que la responsabilidad de la guarda custodia de los expedientes que soportan dichas erogaciones no está asignada a ningún funcionario. (3) (Causa).

En ese sentido, se debe precisar que tales hechos aumentan los riesgos de pérdidas y extravíos, e impiden la estimación de la eficiencia y economía de las operaciones realizadas, con miras a garantizar la óptima utilización de los recursos. (4) (Efecto).

CAPÍTULO IV

CONSIDERACIONES FINALES:

Conclusiones
                 
Constituyen un juicio crítico que surge del análisis global de los hallazgos detectados en la actuación y de la incidencia de éstos sobre la organización, programa o proyecto evaluado, deben estar directamente relacionadas con el objetivo general de la actuación practicada.

Recomendaciones
                 
Deben estar orientadas al señalamiento de una serie de acciones dirigidas al ente o dependencia auditada, a fin de que ésta erradique las cusas de las desviaciones detectadas y sus efectos sobre  la Administración. Cada una de ellas estarán en correspondencia con las observaciones formuladas en el cuerpo del informe; igualmente estarán dirigidas a las dependencias donde se haya evidenciado la situación, a fin de garantizar la aplicación de los mencionados correctivos.

Finalmente, toda actuación fiscal debe ser divulgada a las entidades objeto del examen, así como a las demás autoridades a quienes legalmente les competa la posibilidad de aplicar medidas correctivas, tal como lo señala el artículo 63 de la Ley Orgánica de la contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal.

 Fuente: 
Oficio Circular Nº 07-02-5. CGR. Estructura del Informe para la presentación de los resultados de las actuaciones practicadas por los órganos de control fiscal competentes. (2008, Agosto 25) [Documento en línea]. Disponible: http://www.cgr.gob.ve/site_content.php?Cod=017 Consulta: 2017, febrero 06